Når du klikker på ’Ny’, åpnes vinduet for å registrere timer i MinGat:
Her må du fylle ut alle de påkrevde feltene i henhold til eventuelle begrensninger som er satt for prosjekt og aktiviteter.
Dato:
Velg dato som registreringen skal gjelde for. (Når er dette utført)
Mal:
Viser maler i henhold til hva som er definert på prosjektet. Når du velger en mal, vil prosjekt, aktivitet, og eventuelle andre forhåndsdefinerte verdier automatisk fylles ut (og man "hopper" automatisk ned til feltet for timer/stk) – dvs. «Maler» kan brukes for hurtigregistrering av timer!
Prosjekt:
Velg fra nedtrekksmenyen blant de prosjektene som er tilgjengelige på din avdeling.
Aktivitet:
Nedtrekksmenyen lister opp alle aktiviteter som er tilgjengelige for det valgte prosjektet.
Timer eller stk:
Antall timer eller stk med denne aktiviteten.
Kommentar:
Tekstfelt for tilleggsopplysninger.
Dersom det er mange tegn i feltet for kommentar og du ønsker å utvide felt for å se teksten, dra i hjørnet nede til høyre for å utvide feltet etter ønske.
Setter inn standardkommentar på aktivitet. Dersom man først har valgt en aktivitet med en kommentar, for deretter å bytte til en annen aktivitet med en annen kommentar, blir denne knappen synlig, setter inn kommentar på valgt aktivitet og forsvinner når man klikker på den.
Slett kommentar, det vil si denne knappen tømmer kommentarfeltet. Dersom man bytter fra en aktivitet med kommentar til en aktivitet uten kommentar.
Informasjon:(høyre side)
Prosjektbeskrivelse:
Når et prosjekt er valgt vil feltet vise en forklaring på hva dette prosjektet omfatter.
Aktivitetsbeskrivelse:
Når en aktivitet er valgt vil feltet vise en forklaring på hva denne aktiviteten omfatter.
Arbeidsinformasjon:
I vinduet for timeføringer vises det informasjon om dato og timeføringer som allerede er gjort på den datoen du fører på. Det vises også en status med differansen mellom timer og stk man har ført, og det som er forventet at man skal timeregistrere. Oppgave og fleksperiode vil også vises dersom dette er registrert.
Dersom du skal føre timer på kombinasjonsvakter der det f.eks. er èn aktiv og èn passiv del, vil det her i arbeidsinformasjon vises timer i parentes der timene før skråstreken er vaktens klokkeslett i sin fulle lengde, mens timene etter skråstreken er vaktens faktiske lengde, her er altså faktoren på delkoden tatt hensyn til.
Visualisering forventet tid. Her får man hjelp til å finne ut av hvordan MinGat forventer at du skal registrere x-antall timer/stk den aktuelle dagen. Når man klikker på knappen vises utregning for hele døgnet splittet opp i perioder for hver beregning. Ved å holde musepekeren over de ulike cellene (periodene) vises et hint som forklarer hva hver enkelt periode er. Den grå linjen nederst er resultatet av alle linjene ovenfor og helt nederst vises den summeringen av timer, og evt stk, som MinGat krever at skal føres for den aktuelle dagen slik at dagen blir ok ("grønn").
Forespørselskladd:
Gjør det mulig for deg å registrere overtid/merarbeid sammen med timeregistreringen.
Dette gjøres ved at du oppretter en ‘forespørselkladd’ om overtid/merarbeid. Denne blir ikke en reell forespørsel (i dashboard) før timeregistreringen er endelig godkjent.
Det innebærer at forespørsel overtidstimer ikke kommer til behandling/godkjenning før timeregistreringen er ferdig godkjent – enten det er ett eller to nivåer.
Forespørsler som er en ‘kladd’ vil være synlige for deg både i timeregistreringsvinduet og i vinduet som viser forespørsler. Disse vil ikke være redigerbare i listen med mindre timeregistreringen endres.
Legg til forespørsel (Overtidsforespørsel):
Angi årsakskode, fra- og tilklokkeslett og evt ønsket tid til avspasering. Det finnes også mulighet for å legge til kommentar til forespørselen.