Modulen er en tilleggsmodul til Gat.
Kort fortalt vil modulen kunne la deg registrere ulike aktiviteteter på prosjekter hvor du skal kunne føre timer.
På hvert prosjekt kan det angis om det er et internt eller et eksternt prosjekt og hvorvidt timene skal faktureres eller ikke.
Kunder som har installert timeregistreringsmodulen vil ved registrering av timer i MinGat få systemstøtte / hjelp til å vite hvor mange timer som skal føres hver dag.
Modulen administreres fra Gat hvor alle prosjekter, aktiviteter etc. registreres fra Administrasjonsfanen.
Selve timeregistreringen gjøres i MinGat.
Oversiktsbilde i MinGat består av 3 faner:
Aktive: timeregistreringer under registreringer av den ansatte
Under behandling: timeregistreringer som er sendt til behandling til prosjektleder/leder
Godkjent: timeregistreringer som er godkjent av prosjektleder/leder
Før du gjør noen registreringer for en aktuell uke har uken status; Ikke påbegynt. Så snart du registrerer en dag i en uke/periode endres status til Påbegynt.
Status Ikke påbegynt og Påbegynt vises under fanen Aktive under Min Timeregistrering (her kan du velge hvilke Uke/Periode du foreløpig ikke har sendt til godkjenning), på Startsiden vises de under Timeregistrering som Ikke levert.
Det kan ikke velges uker fram i tid, og det vil derfor ikke være mulig å registrere timer frem i tid. (Uker frem i tid vil ikke være synlig, kun inneværende uke og tidligere uker)
Ny registrering:
Velg knappen "Ny" for å legge inn en aktivitet på et prosjekt.
Et nytt registreringsvindu åpnes. Se beskrivelse her.
Visning:
En uke vises med dagene mandag til og med søndag med aktuell dato for dagen i en ruteboks for hver dag.
Krav til timer:
For deg som benytter fleksitid vil antall timer for fleksperiode vises nederst til høyre i boksen, Dersom du ikke bruker fleks vil vaktens lengde vises i timer. På denne måten vil du få hjelp til å vite hvor mange timer som skal føres hver dag. Dersom det er nattevakter som det skal føres timer for registreres timene på det døgnet der timene faktisk er (skiller på døgnskille), eks dersom nattevakten er fra kl 22.00 mandag kveld til kl 07.00 tirsdag morgen, føres 2 timer på mandag og 8 timer på tirsdag. (Dette vil også gjelde delkoder av en kombinasjonskode som går over døgnskille).
Registrerte timer(stk):
Når du legger inn en registrering, vises antall timer for aktuell registrering nederst til venstre i ruteboksen.
Dersom vaktkategorien er satt til å være stk, vil disse verdiene vises i stk.
Infobokser pr uke:
Det ligger egne infobokser for hver uke som viser Førte timer, Ført antall og Antall timer/stk arbeidet(krav timer/stk)
Øverst til høyre i boksen viser antall registreringen den aktuelle dagen.
Farger:
Rød: Når registreringen ikke er tilstekkelig ført ift oppsatt fleksperiode/vakt den aktuelle dagen. (For ansatte med fleks vil fleksperioden(e) for den aktuelle dagen være utgangspunkt for timeregistrering, og det vil stå nederst til høyre i bildet hvor mange timer som er forventet timeføring for den aktuelle dagen).
Grønn: Når timer er ført ift arbeidet fleksperiode eller ift vaktens lenge. (Det er default tillatt et "slingringsmon" på 0,02 t for lite på en dag, dagen vil da også bli grønn)
Orange: Dersom det mangler timer, eks du har en fleksperiode på 8 timer, men bare har ført 7 timer.
Lilla:
Til høyre vises en samlet informasjon med informasjon om Alle timeregistreringer den aktuelle uken man "arbeider".
Her vises ukenr, antall registreringer for uken, antall timer med førte timeregistreringer og antall timer summert på alle fleksperioder den aktuelle uken/eller en sum av alle vakter den aktuelle uken, eks 37,5 t dersom du har 5 fleksperioder à 7,5 timer per dag eller 5 vakter à 7,5 timer.
Dine vakter/Din arbeidstid:
Arbeidsinformasjon for den aktuelle uken vises helt til høyre i bildet.
Viser arbeidstider og eventuelle oppgaver for en dag om du har valgt en av ukedagene og for hele uken om du har valgt "Alle".
Oppgaver som er delt, skal utføres på annen avdeling, er merket med * og avdelingsnavn.
Status:
Når uken er klar med alle timeregistringer, er uken klar for å sendes til godkjenning. Ulike valg vil være synlige avhengig av periodens status:
1. Send til godkjenning – du sender perioden til godkjenning
2. Hent tilbake – synlig og tilgjengelig for deg dersom du har satt perioden klar og ingen registreringer for perioden har blitt godkjent. Setter en periode tilbake til kladd.
Send til Godkjenning:
Når uken er klar setter du den til "Send til godkjenning". Det er mulig å legge inn en kommentar ved endring av status på perioden fra kladd til klar. Kommentarer som legges inn her lagres på din periode. (Alle kommentarer samles opp i dette feltet – dvs. vi får en «tekst logg» på hver periode med hvordan godkjenningsprosessen har forløpt). Kommentarene på uken oppstår når uken endrer status, brukeren(du eller leder/prosjektleder) som endrer status har da mulighet til å legge inn en kommentar.
Under behandling:
Når du har valgt "Send til godkjenning" endres status til ""Klar til godkjenning av leder/prosjektleder" og timeregistrerigen vises da på fanen "Under behandling". Leder/prosjektleder har nå timeregistreringen tilgjengelig i Dashboard i Gat.
Du har mulighet til å "Hente tilbake" timeregistreringen inntil leder eller prosjektleder har godkjent. Da er dette valget ikke lenger tilgjengelig.
Da endres status til Delvis godkjent av leder/prosjektleder.
Avvist:
Dersom en leder avviser noen timer på en uke/periode, så vil perioden få status "avvist av leder/prosjektleder" avhengig av hvem som avviste timene. Linjene som er avvist får status = "avvist" og vises på Startsiden under Timeregistrering som Feil.
Brukeren kan redigere på alle timer som finnes i en periode som har kladd eller avviste linjer. Dersom bruker endrer på godkjente timer, så vil status på linjen endres "klar for godkjenning".
Det betyr at godkjenningsrutine må kjøres om igjen for alle timer som er endret.
Avviste linjer markeres med eget symbol og rød tekst.
Kopier fra dag/uke:
Du kan kopiere tidligere registrerte timer/stk fra en dag eller en hel uke.
Kopier fra dag kopierer verdier fra den dagen du velger i nedtrekksmenyen og legger disse på markert dag.
Kopier fra uke kopierer alle registreringer fra den uken du velger i nedtrekksmenyen og lagrer på denne uken.
På begge kopieringsknappene kan du velge om verdiene på kopien skal nullstilles eller beholdes. Standard er at de nullstillles.
Dersom det ikke finnes dager/uker å kopiere fra vil knappen være utilgjengelig.
Forklaring symboler:
Rediger/endre: Åpner registreringsvinduet for endringer.
Dupliser: Åpner registreringsvinduet med samme verdier som linjen du dupliserte fra.
Slett: Sletter valgte registrering. Må bekreftes før endelig sletting.
Automatisert registrering via oppgaver:
Dersom du har fått en oppgave som er satt opp med grunnlag for timeregistrering, kommer aktiviteten opp i timeregistreringslisten som en egen linje som kan godkjennes til å bli en timeregistrering.
Linjen vil være markert lys blå inntil du godkjenner aktiviteten til timeregistrering. Gjøres via rediger/endre eller Godkjenn direkte.
Godkjenn direkte: Dersom det er registrert aktiviteter direkte på en oppgave, kan du godkjenne direkte med alle verdier ferdigutfyllt. Åpner ikke registreringsvinduet.
Alternativt kan du benytte "Endre" for å redigere før lagring.
Vis valg - innstilliger for side. Her er det mulighet for å se timeregistreriner tilbake i dag. Fanen Godkjent viser default timeregistreringer 4 uker tilbake i tid, dersom man ønsker å se på tidligere timeregistreringer er det mulighet for dette her ved å velge enten siste mnd, siste 3 mnd, siste 12 mnd eller alle.