Min Kalender

Viser informasjon om arbeidstid, oppgaver, stemplinger, fravær, ledige vakter, merknader og gjøremål knyttet til deg som ansatt.

Dersom du ikke vil se informasjon om alt, kan du selv gjøre tilpasninger på innstillinger (tannhjulet øverst til venstre).

 

Som standard vil du først se månedsvisning, men du kan også velge ukevisning, dagvisning eller som en liste.

 

Forespørsler direkte fra Kalender:

Det er mulig å registrere forespørsler og JaTakk direkte fra kalenderen. (Gjelder ikke listevisning)

For å registrere forespørsel: Klikk på pluss-tegnet på den dagen du ønsker. Da kommer forespørselmenyen frem med alle valg som er tilgjenglige på din avdeling.

For  eventuelt ledige vakter er det en egen link i kalenderen. Åpner vindu for forespørsel om JaTakk for valgt dato. Se "Registrere ledig vakt direkte fra kalender"

 

 

Måned/Uke/Dag:

Bruk piltastene for å navigere fremover/bakover i tid..

Velg for å komme til dagense dato.

 

 

Liste:

Viser informasjon om arbeidstid og eventuelle oppgaver i en tabell.

Det vises ukenummer, arbeidsplanuke, statuskode, vaktkode, fra/til klokkeslett på vaktkode eller oppgave, antall timer, avdeling, gruppe, merknad (på vakt eller oppgave). Oppgaver vises under aktuell vaktkode.

Kun vakt: Eget valg som kun viser vakter som er merket til å bli vist i vaktkalender.

 

* Stjerne etter oppgavekoden indikerer at denne oppgaven er delt fra en annen avdeling og følgelig også skal utføres på den "andre" avdelingen.
Hint vil vise hvilken avdeling oppgaven skal utføres på.

 

Kommentarer på oppgave eller vakt:

Den blå trekanten øverst i høyre hjørne indikerer at det ligger en kommentar på oppgaven eller vakten.

Hold musepeker over for å se kommentarer i hint.

Automatisk genererte kommentarer fra Gat vil ikke alltid vises i MinGat. F.eks kommentar ved gradert favær.

 

Pasientavtale:

Den røde prikken indikerer at det er registrert pasientavtale på denne oppgaven.

Hold musepeker over for å se pasientavtaler i hint. Det vises antall pasientavtaler og eventuelt klokkeslett, rom og avtaletype på avtalene.

 

Fra/Til:

Viser informasjon om inneværende måned som standard.

Du kan utvide søket til inntil et år ved å endre fra-/til-dato.

 

 

Innstillinger for Min Kalender: (øverst til venstre)

 

Synkroniser med Microsoft Exchange/Outlook:

Dersom funksjonen er aktivert er det mulig å sette opp en automatisk integrasjon mellom Gat og en exchangekalender f.eks. outlook.

 

Her har du 5 ulike metoder for å overføre vakter og/eller oppgaver.

I tillegg kan du velge om du vil overføre fravær og frivakter.
Det er også et valg for å aktivere/deaktivere tjenesten.
Merk! Det overføres opplysninger f.o.m. gårsdagen og fremover i tid når du aktiverer tjenesten.

 

Kun Vakter:

Overfører dine vakter til exchangekalender.

Eventuelle oppgaver du har fått tildelt, vil vises som tekst på vakten og ikke ligge som egne avtaler.

Kan brukes sammen med heldagsavtaler.

 

Kun oppgaver:

Overfører kun oppgaver du har fått tildelt som egne avtaler i kalenderen.

Oppgaven vil ta med eventuelle merknader som er knyttet til oppgaven.

 

Vakter og oppgaver:

Overfører både vakter og oppgaver til kalender som egne aktiviteter.

Oppgaven vil ta med eventuelle merknader som er knyttet til oppgaven.

Kan brukes sammen med Heldagsavtaler

 

Utvalgte vakter og oppgaver:

Overfører oppgaver som egne avtaler samt vakter av en eller flere bestemte vaktkategorier.

Hvilke vaktkategorier dette gjelder styres globalt for hver organisasjon.

Klikk på linken "mer info" for å se hvilke vaktkategorier som er merket/ikke merket.

 

Fravær:

Overfører fraværregistreringer til kalender. Dersom ikke denne er valgt vil det ikke vises fravær i kalender, men alle vakter/oppgaver blir fjernet.

Fravær som øverføres til Exchange/Outlook vil, med unntak av timefravær, alltid være heldagsavtaler som vises «øverst i kalenderen».

Uavhengig av fraværskode vil «fraværs-avtalene» som opprettes ha status som «Out Of Office».

Merk! Det er kun fravær som er merket med overføring til exchange som blir overført.

 

Frivakter:

Frivakter vil behandles på samme måte som vanlige vaktavtaler/vaktkoder, dvs. dersom det er angitt klokkelslett på frivakten vil dette også gjenspeiles i kalenderen.

Vær oppmerksom på at avhukningsboksene for frivakter kun vil fungere dersom overføringen faktisk inkluderer vakter. (Det er med andre ord ikke mulig å få valget til å fungere dersom det kun er oppgaver som synkroniseres).

 

--------------------------

Heldagsavtaler:

Når denne er aktivert vil vakter blir overført som heldagsavtaler og ikke som en tidsbegrenset aktivitet.

Klokkeslett på vakten vil vises.

 

Aktiver tjeneste:

Dersom du aktiverer, vil overføring i henhold til dine valg starte umiddelbart.

De ulike valgene blir utilgjengelige for endring mens overføringen pågår.

Når overføringen er ferdig, vil du igjen får tilgang til de ulike valgene.

 

Det samme vil skje dersom du deaktiverer tjenesten.

Merk! Overfører/Sletter ikke mer enn en dag tilbake i tid i.f.t. dagns dato.

 

Forutsetning:

Overfører kun vakter/oppgaver som ligger i vaktboken i Gat. (Så langt arbeidsplanene er iverksatt.)

 

Automatisk oppdatering:

Alle endringer som gjøres på oppgaver eller vaktkoder i vaktboken i Gat, vil oppdatere kalenderen automatisk når tjenesten er aktivert.

 

MERK! Det kan i enkelte tilfeller med stor trafikk på nettverket ta noen minutter før oppdateringene kommer i kalenderen.

 

Fargevalg:

 

Bruk kodefarger:

Standard er at denne er aktivert. Betyr at kalenderen i MinGat viser vaktkoder og oppgavekoder med de fargene som er definert på hver enkelt kode i Gat.

Dersom denne deaktiveres, vil kalenderen vise de forskjellige kodene/avvikene med ferdig definerte farger. Likt for alle!

Se fargepaletten øverst i kalenderen for forklaring på fargene. (Vises kun når "Bruk kodefarger" er deaktivert)

 

Visning:

Du kan selv velge hvilke opplysninger som skal vises i din kalender i MinGat.

Aktiver/deaktiver det du ønsker vist/ikke vist i kalenderen.

 

Følgende opplysninger kan vises/skjules:

Vakter, Frivakter, Oppgaver, Fravær, Gjøremål, Fleksitid, Ledige vakter og Merknader.

 

Eksport av kalender til iCal format:

Dersom du ikke har tilgang til, eller lisens på Exchangekalender, er det mulig å eksportere kalenderen herfra på et format som kalles iCal.

Dette valget kan benyttes til å produsere en fil som igjen kan importeres i kalendere som kan ta imot filer på dette formatet(.ics) (f.eks. Lotus Notes, Outlook, Google calendar etc.)

For ytterligere informasjon om eksport av kalender les her

 

Ledige vakter i Kalender:

 

Reglene for hvordan ledige vakter vises under «Min kalender»:

Viser kun ledige vakter som ikke overlapper med dine eksisterende vakter eller er innenfor grensen for overlapp.

Dersom grensen er satt til f.eks. 15 min, vil vakter som overlapper med inntil 15 minutter også tas med.

Merk! Ved registrert fravær, vil det i noen tilfeller ikke bli vist ledige vakter i fraværsperioden.

 

Visning av ledige vakter:

Ledige vakter vises som kun en avtale hver dag, men med antallet ledige vakter i selve avtaleteksten.

Dvs. at dersom det finnes 2 ledige vakter en enkelt dag, vil disse vises som en avtale i kalenderen med teksten "2 ledig ...".

Teksten på en ledigvakt avtale vil ha dette formatet à «X ledig (Y Ja-Takk)», hvor X er antall ledige vakter du kan ta den dagen og hvor Y er hvor mange av disse du har sagt ja-takk til.

 

Registrere JaTakk direkte fra kalender:

Når du klikker på en ledig vaktavtale i kalenderen vil du få opp registreringsvinduet for JaTakk (samme som ja-takk forespørsel) men kun for den dagen du valgte.

Vinduet vil ha en liste som viser ledige vakter som er denne dagen. Listen viser også overlappende vakter, men disse har en grå farge og er ikke tilgjenglige for avkryssing.

Du kan ønske deg ledige vakter ved å benytte avhukningsboksen til venstre og deretter trykke lagre. På tilsvarende måte, kan du fjerne ja-takk som er registrert, ved å klikke på avtalen i kalenderen og deretter fjerne kryssene i listen.