|
Fase 2: Når planen åpnes i fase 2 ser den i utgangspunktet ganske lik ut som den gjør i fase 1, men det er noen nye ikoner som er aktivert. Det vil også være endret bakgrunnsfarge på noen av cellene.
Ønskeplanen: Til venstre i selve planen vises en kolonne med måned og kalenderuke. Hint over kolonne viser årstall og planuke. Alle varsler som gjelder uke vil vises her. Til høyre i planen vises en kolonne for ukesum. Dersom antall planlagte timer for en uke overskrider grense for tillatt antall planlagte timer, vil ukesum vises med rød skrift. Vis uken før og etter denne ønskeplan kan velges på toppen og bunnen av ønskeplanen. Viser iverksatte vakter i vaktbok. Hver dag i ønskeplanen markeres med en celle. Innhold i cellens overskrift:
I ønskeplanen bruker vi fargene til vaktkodene slik de er satt opp i Gat. Utjevning på vakt markeres med et dobbelpil-symbol til høyre for vaktkodens klokkeslett. Utjevning av vakter fra baseplan vil alltid bli fjernet dersom en vakt endres i ønskeplanen. For å få tilbake en utjevnet vakt fra baseplan må man bruke funksjonen "Sett baseplan". Veto på vakt markeres med en svart ramme rundt vaktkoden. Fravær markeres med en lilla bakgrunnsfarge i cellen. Dersom en vaktkode enten er satt opp til å ikke kunne brukes på helligdager, enkelte ukedager, gjelder kun for spesielle grupper eller kun brukes for administrasjon, vil ikke denne vaktkoden være tilgjengelig. Dersom en slik kode skrives inn direkte i cellen vil cellen blankes ut automatisk. Vaktkoder det er mulig for deg å velge i fase 2 avhenger av avdelingens behov. Hvis det finnes krav tilknyttet vaktkoder, f.eks om gruppetilhørighet eller stillingskategori i tilhørende bemanningsplan, så må du som ansatt være tilknyttet gruppe eller ha riktig stillingskategori for å kunne ønske den vakten.
Det er ingen krav til at man skal endre på de opprinnelige ønskene fra fase 1, men leder kan se på hvem som har vært fleksible og "hjulpet avdelingen" og hvem som ikke har gjort det når arbeidsplanen skal ferdigstilles i Fase 3. De som frivillig har endret på sine vakter iht. avdelingens behov vil kanskje ikke bli "tvangsflyttet" på samme måte som de som ikke har "hjulpet avdelingen". I tillegg vil slike frivillige endringer i fase 2 kunne gi vetopoeng, hvis dette er satt opp.
I denne fasen har du mulighet til å flytte deg fra en vakt som det er for mange ansatte på ("overdekket"), eller flytte deg til en vakt der det er for få ansatte ("underdekket"). Dersom du flytter deg, hjelper du avdelingen. Dermed kan du opptjene Vetopoeng dersom det er laget poengregler for ønskeplanperioden.
Der det er varselsymboler i cellene kan du føre musepeker over varsel for å vise informasjon om advarsel/feil (advarsel og feil vises i tillegg i Meldinger).
Redigere vakter i fase 2: Når planen er i fase 2 får hver dag en status beroende på bemanningsbehovet den dagen. Unntaket er ved registrert fravær, der cellen blir markert med lilla bakgrunn.
Overdekket vakt (markert med (+) i overskrift): Ved åpning av redigeringsvindu vil en fane for Behov være åpen. Denne fanen viser vakter det er behov for. Under vaktkoden vil antall det er behov for av totalt behov vises. På høyre side av hver vaktkode det er behov for vil det vises hvor mange vetopoeng brukeren tjener ved oppdekking av vaktkoden (forutsetter at det er laget poengregler for veto i ønskeplanperioden). Oppe til høyre vises valget for å fjerne eksisterende vaktkode. I parentes vises antall vetopoeng brukeren oppnår ved å fjerne vakten. Hvis brukeren velger en vakt det er behov for skal symbol for overdekking bli borte og cellen skal få grønn bakgrunnsfarge. Det er også mulig å sette inn en frivakt via fane Frivakter eller registrere et fravær.
Underdekket vakt (markert med (-) i overskrift): Ved åpning av redigeringsvindu vil fane Behov være åpen og viser de vaktene det er behov for i fase 2. På høyre side av hver vaktkode det er behov for vil det vises hvor mange vetopoeng brukeren tjener ved oppdekking av vaktkoden. Under hver vaktkode vises antall som er dekket/ antall det er behov for. Det er også mulig å sette inn en frivakt via fane Frivakter eller registrere et fravær.
Behovet dekket / Opplåsing av vakt (celle markert med grønn bakgrunnsfarge): Celler med grønn bakgrunn er dager hvor behovet fra bemanningsplanen er dekket opp – det vil si at du ikke vil kunne endre dine opprinnelige ønsker disse dagene, da dette vil medføre at det blir mangler i sum/behov i planen. Avhengig av innstillingene for ønskeplanperioden vil det kunne være mulig å låse opp slike celler. I disse tilfellene vil man i redigeringsvinduet kunne endre på en vakt. Ved åpning av redigeringsvindu vil et varsel med tilhørende informasjon vises. For å gå videre må du trykke på valget “Jeg vil fremdeles endre vakt”. Nå kan du enten 1) velge en annen vaktkode det er behov, 2) velge en frikode, 3) fjerne vaktkoden eller 4) registrere et fravær. Endring av en vakt som det i utgangspunktet er behov for, er ikke til hjelp for avdelingen og vil derfor ikke gi vetopoeng. Antall opplåsinger brukt/ tilgjengelige i fase 2 vises oppe på høyre side i hovedvinduet.
Opptjening av veto i fase 2: Ved overdekket vaktkode og bruker enten dekker et behov (velger annen vaktkode) eller fjerner vakten, vil veto på eksisterende vakt fra fase 1 fjernes automatisk. Vetopoeng som bruker får tilbake ved fjerning av vakt med veto fra fase 1 vises i parentes ved valget “Fjern vakt”. Vetopoeng som bruker opparbeider seg ved å dekke en vakt i fase 2 vises over vaktkode det er behov for.
Ferdigstille ønsker: Alle endringer du gjør lagres automatisk. Men for at endringene skal være synlig for leder og lagres til Gat, må brukeren sende endringene til leder. Dette fungerer som en veileder med 4 ulike statuser:
"Vis uken før og etter": Viser informasjon om vakter uken før denne perioden starter og uken etter at denne perioden slutter. Vil også vise vakter som ligger i vaktbok.
Meldinger: Varsel er inndelt i tre kategorier:
Oversikt over varslinger, ligger under Meldinger som vises oppe til venstre over kalenderen. I Meldinger aggregeres varsel fra dag og uke. Men det vil kun vises et generelt varsel når det finnes feil eller advarsel på dag eller uke, uansett om det finnes flere dager/uker med varsel av samme type. Dette er gjort for å begrense antall varsel i Meldinger, slik at du skal få bedre oversikt og unngå dobbel varsling. Eksempel: Det finnes 2 dager med advarsel om brudd på hviletid mellom vakter. Dette vil varsles på hver av de to dagene med informasjon om hvilke vakter det gjelder. Men under Meldinger vil dette varsles om at det finnes brudd på hviletid i planen. Varslinger kan ha to forskjellige status:
Oversikt (sidepanel): Plassert på høyre side av kalender. Kan lukkes og åpnes ved hjelp av pil-symbolet. Åpen som standard på normal skjerm (PC/Mac) og lukket på mindre enheter som telefon og nettbrett. Oversikten inneholder 6 faner som kan vises/skjules gjennom et trykk på ønsket fane:
Status: Inneholder 1) regnskap for timer ønsket/forventet og differanse, 2) antall veto brukt/tilgjengelig i fase 1, 3) antall opplÃ¥sninger brukt/tilgjengelig i fase 2 og 4) stillingsprosent og regelsett.
Banker: Bank er i sin visning forenklet slik at det nå skal være lettere å forstå de ulike postene for innskudd (+ i banken) og uttak (- i banken). Ved åpning av fanen vil en enkel visning av banker presenteres på en rad. Denne viser et sammendrag av hva du har med deg inn i ønskeplanen, totalsummen av endringer i planperioden og hva du sitter igjen med etter planperioden. Med planperioden menes ønskeplanen. Hvis du vil se utvidet informasjon trykker du på bankens navn i blått. Her får du en visning som inneholder 4 poster:
Andre på vakt: Informasjon om hvilke vakter andre ansatte har ønsket seg. Viser kun ansatte med aktive vakter, ikke ansatte med frikoder. Hvis brukeren har en vaktkode aktuell dag vil brukeren vises under aktuell vaktkode i grå farge. Ønsket dag må markeres i kalenderen for å aktivere visning i fanen. Fanen krever som før at huk for “Vis andre på vakt samme dag” er satt på ønskeplanperioden, for å være tilgjengelig.
Vaktsummering: Her vises summering av vaktkategoriene Dag, Aften og Natt med minimums- og maksimums grenser satt på Arbeidsplanoppsettet for denne ønskeplanen i Gat.
Vaktkategorisummering: Viser en summering av samtlige vaktkategorier brukt i ønskeplanen.
Kommunikasjon: Her kan du legge inn en melding til leder som leder igjen vil kunne se i den aktuelle ønskeplanen. Dersom leder legger inn en melding i ønskeplanen i Gat til den ansatte, vises dette når du logger deg på MinGat eller trykker på "Påminnelser" inne i MinGat. Som standard er feltet “Melding fra bruker” tilgjengelig. Feltet “Melding fra leder” vises kun dersom leder har skrevet en melding.
Andre funksjoner: Øverst til høyre i ønskeplanen vises navn på bruker og aktuell avdeling. Her finnes en nedtrekksmeny med flere funksjoner:
- Vakter fra tidligere faser til venstre under tittelen Faser. - Vakter fra vaktbok under tittelen Vaktbok. Vakter fra tidligere faser vil vises som to bokser med merkelappene B for baseplan og 1 for fase 1. Hvis det ikke finnes noen vakt i den aktuelle fasen, så vil feltet stå tomt. Når man er i fase 1 vil feltet for fase 1 være deaktivert (grået ut) frem til ønskeplanperioden settes til fase 2. Man vil også få litt mer informasjon dersom man fører musepekeren over de aktuelle boksene. Feltet for Vaktbok vil fylles opp med eventuelle andre vaktbokvakter som finnes på den aktuelle dagen. Dersom det finnes mer enn to av disse, så vil man få et lite plusstegn på den nederste vakten som man kan føre musepekeren over for å vise de resterende vaktene.
Automatisk fasestyring: I ønskeplaner med automatisk fasestyring vil det i ønskeplanklienten stå antall dager igjen til neste fase. Teksten er plassert i forbindelse med visning av aktuell fase oppe til høyre i vinduet. Varslingsteksten er lagt til fordi funksjonen rundt lagring av endringer i ny ønskeplan har endret seg fra tidligere ønskeplanklient. I ny ønskeplanklient blir endringer på ønsket turnus lagret midlertidig. Vær oppmerksom på at disse endringene blir borte ved bytte av fase. For at endringene skal lagres til Gat brukes funksjonen “Send til leder”. Derfor er det viktig at du sender endringene før fase skiftes, spesielt ved automatisk fasestyring.
|